| |  SUGESTÃO DE CHECK-LIST PARA EVENTOS PLANEJAMENTO
- Comercialização de Eventos (prospecção de negócios no
mercado convencional ou em projetos inéditos)
- Contrato de Prestação de Serviços de
Organização (modelo padronizado, detalhes importantes, formas de remuneração claras)
- Estudos Mercadológicos (propostas para a temática,
sugestões de data e local, perfil dos participantes, potencial de realização
e objetivos e metas)
- Calendário de Eventos da Cidade (aspectos da infra-estrutura,
iniciativas similares, capacidade hoteleira)
- Previsão Orçamentária (receitas, despesas, resultado)
- Cronograma de Desembolsos (planilhas de acompanhamento,
investimentos iniciais)
- Tipos de eventos e terminologia (congresso, seminário,
simpósio ou outro nome)
- Iniciativas integradas (exposição paralela,
visitas técnicas, workshops, tutoriais e cursos)
- Esboço do Programa (científico, acadêmico,
técnico, social, turístico)
- Cronograma de Atividades (tarefas e providências,
responsáveis e prazos)
- Relacionamento "cliente e organizador" - Comissões de
Suporte (organizadora, executiva, técnica e outras)
- Apoio Institucional (entidades de ensino, pesquisa e
desenvolvimento tecnológico, órgãos governamentais, associações,
sindicatos, autarquias)
- Programação Visual (logomarca oficial,
impressos em geral)
- Patrocínios, subvenções e permutas
(iniciativa privada, fornecedores da área, publicações especializadas,
órgãos públicos)
ORGANIZAÇÃO
- Programa Técnico e Científico (chamadas de
trabalhos, comissões específicas, critérios de seleção de
palestras, normas de publicação de textos, planilhas de dias e horários e
formatação final)
- Meios e Formas de Divulgação
(folhetos e impressos, assessoria de divulgação, internet, telemarketing, plano
de mídia - convencionais e alternativas)
- Automação de Eventos
(sistemas informatizados - gerenciamento, administração, credenciamento e outros)
- Cadastros Afins (estruturação e atualização)
- Aspectos Jurídicos (marcas e patentes, contratos e
acordos)
- Locais de Inscrições (secretaria executiva, secretarias regionais)
- Gerenciamento e Administração
(serviços de terceiros, propostas e orçamentos, contratos em geral, previsão
orçamentária)
- Textos e Correspondências (padronização, objetividade, apresentação gráfica, prazos para respostas)
- Patrocínios, Subvenções e Permutas
(fase 2 - projetos e propostas especiais, visitas, reuniões e acompanhamento, formalização
de contratos, contrapartidas)
- Local do Evento (ordem de serviços e suporte e logística)
- Pessoal de Apoio (recepcionistas, coordenadoras, operadores,
locutor oficial, mestre de cerimônia, fotógrafo, seguranças, faxineiras,
mensageiros e outros, com propostas, contratação, treinamento, encargos sociais e
trabalhistas)
- Material dos Participantes (crachá e pasta de trabalho,
bloco de anotações, caneta e formulário para perguntas, programa oficial,
lembranças e brindes, apostila ou anais, certificado, atestado para carga horária,
manual de orientação)
- Iniciativas Integradas (estruturação,
programa de atividades, conferencistas, infra-estrutura, divulgação, inscrições,
suporte e logística)
- Material de Secretaria (Consumo, permanente, máquinas
e equipamentos - microcomputadores, aparelhos de fax, copiadoras, rádios para intercomunicação)
- Conferencistas (Manual de orientação,
formulários padronizados para currículo, resumo do trabalho e material de suporte,
mapa de localização, inscrição-cortesia)
- Serviços de Apoio aos Participantes
(hospedagem, passagem, traslados, opcionais noturnos - agência de turismo oficial)
- Sessões Solenes (abertura, encerramento - convites,
confirmações, cerimonial)
- Suporte e Logística (slide-desk, sinalização,
decoração, serviço médico, fotografia, filmagem, serviços públicos -
policiamento, trânsito, linha de ônibus extra)
- Exposição Paralela
- planta-baixa do local;
- montadora oficial dos estandes;
- registro no Ministério da Indústria e Comércio;
- folheto promocional específico;
- regulamento geral e manual do expositor;
- coquetel de lançamento;
- comercialização de estandes;
- equipe de vendas;
- projetos de energia elétrica;
- taxas da Prefeitura Municipal;
- avaliação do Corpo de Bombeiros;
- seguro de responsabilidade civil dos visitantes;
- oficialização do evento na Secretaria da Receita Federal para importação
temporária de equipamentos e produtos;
- cronograma de montagem, realização e desmontagem;
- esquema de visitação (divulgação e convites, telemarketing);
- serviços de suporte para expositores, montadoras e fornecedores (credenciamento,
alimentação, carga e descarga de materiais, segurança, limpeza, salas para
reuniões de negócios, estacionamento privativo ou cartões de desconto, depósito
de mercadorias);
- atendimento a visitantes (credenciamento específico, balcão de informações,
catálogo oficial, pontos multimídia, guarda-volumes);
- aspectos genéricos (sinalização, decoração e jardinagem,
central de recados, visitas de inspeção de fiscais);
- supervisão e acompanhamento integral.
REALIZAÇÃO
- Entrega de Material (crachás, pastas de trabalho,
programa oficial, manual de orientação, apostilas ou anais)
- Controle e Supervisão das Atividades e Horários
e Acompanhamento dos Serviços de Terceiros, do Centro de Convenções e do
Atendimento Geral (participantes, autoridades, imprensa, convidados especiais, conferencistas,
salas e auditórios)
- Assessoria aos Membros das Comissões - Confecção
e Distribuição (listagem dos inscritos, certificados, formulários de
avaliação)
PÓS-EVENTO
- Elaboração de Relatórios;
- Prestação de Contas (cliente contratante, patrocinadores, comunidade,
órgãos financiadores);
- Cartas de Agradecimento;
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| Este material foi retirado de folder de
divulgação de curso promovido pela Associação Brasileiro de Empresas
Organizadoras de Eventos - ABEOC Nacional, através do consultor e ministrante Paulo Celso de Bruin. Para contato direto com ele, ligue 11-5583-1620 ou ainda fale pelo
email paulo@paulobruin.com.br e site www.paulobruin.com.br. |
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